Projectcommunicatie:
een belangrijke factor in het welslagen van je project
Communicatie bepaalt mee het succes van je project
Een digitaal project tot een succesvol einde brengen is niet vanzelfsprekend. Goed projectmanagement behoort tot de kritieke succesfactoren, en daar hoort ook projectcommunicatie bij.
Hoewel projectcommunicatie niet tot onze kernactiviteiten behoort, delen we graag enkele praktische tips voor een werkbare structuur en aanpak. Want hoe je het ook draait of keert: de manier waarop je communiceert, bepaalt mee het welslagen van je digitale project.
Communiceer regelmatig
Om je project op koers te houden en deadlines te halen, helpt het om regelmatig te communiceren over de status van taken, behaalde resultaten, beslissingen en mijlpalen. Dat hoeft niet altijd via een formele nieuwsbrief. Ook een goed voorbereid vergaderverzoek, een korte stand-up, een terugkerende live meeting of een update in Teams zijn vormen van projectcommunicatie.
De kernvraag is telkens dezelfde: wat vertel je, wanneer, aan wie en via welk kanaal?
Geen one-size-fits-all
De juiste vorm van communicatie hangt af van de cultuur, structuur en gewoontes binnen je organisatie.
Meer dan een nieuwsbrief of een Teams-kanaal
- “We hebben een wekelijkse nieuwsbrief nodig.”
- “Interne communicatie zet het wel op het intranet.”
- “We maken een Teams-kanaal aan en delen daar alles.”
Elk van die voorstellen kan een legitiem onderdeel van de projectcommunicatie zijn, op voorwaarde dat het binnen de organisatie past en dat er duidelijke afspraken over het gebruik zijn.
Projectcommunicatie is breder dan één kanaal. Ook agenda’s, terugkerende overlegmomenten, beslissingsverslagen, kick-offs en gerichte updates per stakeholdergroep maken er deel van uit.
Een communicatieplan loont de moeite
Een communicatieplan hoeft niet complex te zijn. Het moet vooral duidelijk maken wie welke informatie nodig heeft, met welk doel, op welk moment en via welk kanaal.
Stem voor de start van het project af met leidinggevenden, HR, interne communicatie en andere betrokkenen. Zij kennen de communicatiecultuur van hun teams en kunnen helpen om valkuilen te vermijden.
Identificeer alle stakeholders
Breng zowel interne als externe betrokkenen in kaart. Kijk daarbij naar de volledige tijdslijn van het project.
Stakeholders die pas later actief worden, zie je bij de start gemakkelijk over het hoofd, terwijl zij op tijd geïnformeerd of voorbereid moeten worden.
Bepaal de communicatiedoelstellingen
Leg per stakeholdergroep vast wat je met de communicatie wilt bereiken.
Bij het projectteam wil je bijvoorbeeld samenwerking en actie stimuleren, terwijl management vooral nood heeft aan inzicht in voortgang, risico’s en beslissingen.
Kies de juiste communicatiekanalen
Denk aan e-mail, interne nieuwsbrief, Teams, WhatsApp, vergaderverzoeken, kick-offs en live updates. Maak duidelijke afspraken over welk kanaal je waarvoor gebruikt en waar documenten, besluiten en updates achteraf terug te vinden zijn.
Stem het kanaal af op je stakeholder. Heeft een team bijvoorbeeld al een wekelijkse teammeeting, sluit daar dan aan in plaats van extra overleg te organiseren.
Leg de frequentie vooraf vast
Bepaal hoe vaak elke stakeholdergroep een update krijgt en houd je aan die afspraak.
Regelmaat creëert vertrouwen. Laat een update uitzonderlijk op zich wachten, communiceer dat dan ook.
Duid aan wie communiceert
In de praktijk neemt de projectmanager vaak de meeste updates op zich. Wanneer andere teamleden verantwoordelijk zijn voor specifieke communicatie, leg dat dan expliciet vast zodat er geen gaten of dubbele boodschappen ontstaan.
Communiceer gericht, niet maximaal
Niet iedereen hoeft alles tot in detail te weten. Goede projectcommunicatie geeft elke stakeholder precies de informatie die nodig is om zijn rol goed op te nemen.
Een eenvoudige oefening met veel impact
Is een communicatieplan rocket science? Zeker niet. Maar het is wel een denkoefening die loont wanneer je bereid bent er vooraf tijd in te investeren. Het resultaat is een werkbare communicatiematrix (er bestaan tools voor, maar je kan het ook perfect in excel maken) die je tijdens het hele project helpt om overzicht te houden, verwachtingen te managen en stakeholders betrokken te houden.
Hang die matrix zichtbaar op of maak ze eenvoudig toegankelijk voor het projectteam. Zo werkt ze meteen ook als geheugensteun voor jezelf.
Vier pijlers
Goede projectcommunicatie is regelmatig, doelgericht, afgestemd op de stakeholder en consequent uitgevoerd.