Dompel business en IT in hetzelfde taalbad onder
Digitale transformatie begint met elkaar begrijpen
Communicatie is key in digitale veranderingstrajecten. Maar begrijpen je business en IT-afdeling elkaar wel? Spreken ze werkelijk dezelfde taal?
Verschillen in jargon, perspectief en verwachtingen zorgen al snel voor misverstanden. Daarom is het belangrijk om vanaf de start bewust in een gemeenschappelijke taal te investeren.
Iedere stakeholder in dezelfde richting
Met een beproefde communicatiemethode zorgen we ervoor dat iedereen binnen het traject op dezelfde golflengte zit.
Identificeer de verschillende stakeholders
Breng in kaart wie betrokken bij het verandertraject is, welke belangen spelen en welke informatie elke stakeholder nodig heeft.
Spreek hun taal en woordenschat
Business en IT gebruiken vaak andere begrippen voor hetzelfde onderwerp. Door bewust bij de taal van elke doelgroep aan te sluiten, ontstaat sneller begrip en draagvlak.
Heb aandacht voor organisatie, team en individu
Goede communicatie houdt rekening met de context van de organisatie, de dynamiek binnen teams en de impact van verandering op individuele medewerkers.
Bedrijfswoordenboek als gedeelde basis
Een van de doeltreffendste instrumenten om meer begrip te creëren, is een bedrijfsbreed woordenboek of business glossary. Zoiets opstellen vraagt tijd en afstemming, maar de investering betaalt zich snel terug. Medewerkers vinden er één gedeelde definitie van belangrijke zakelijke termen, afkortingen en begrippen. Zo ontstaat één versie van de waarheid die doorheen de hele organisatie gebruikt kan worden.
Eén begrip, één betekenis
Een business glossary voorkomt dat teams dezelfde woorden gebruiken, maar er iets anders mee bedoelen.
De voordelen van een business glossary
Minder onduidelijkheid
Duidelijke definities helpen misverstanden, discussies en irritaties voorkomen.
Meer tijdswinst
Je hoeft begrippen niet telkens opnieuw uit te leggen en je neemt sneller beslissingen.
Snellere onboarding
Nieuwe medewerkers leren op één centrale plaats de taal en begrippen van de organisatie kennen.
Kleine verschillen, grote gevolgen
Zonder bedrijfswoordenboek kunnen kleine interpretatieverschillen uitgroeien tot grote fouten in processen, rapportering en systeeminrichting.
Wanneer bedoelen we hetzelfde?
Stel dat de termen customer en client door elkaar gebruikt worden. Heeft iedereen in de organisatie het dan over hetzelfde type klant? Of neem de afkorting PO. Verwijst die naar een purchase order of een production order?
Zulke ambiguïteit lijkt onschuldig, maar kan leiden tot verkeerde interpretaties, foutieve requirements en onduidelijke rapporten.
Woordenboekfunctie in Sparx Enterprise Architect
Sparx Enterprise Architect, de tool waarmee wij processen, applicaties en dataobjecten modelleren, beschikt over een ingebouwde woordenboekfunctie. Door afkortingen en termen consequent in dat woordenboek op te nemen, zorg je ervoor dat iedereen die de modellen bekijkt dezelfde betekenis hanteert.
Zo wordt de business glossary niet alleen een los document, maar een geïntegreerd onderdeel van je architectuur- en procesmodellen.
Meer synergie
Een gemeenschappelijke taal maakt samenwerking eenvoudiger en voorkomt fouten tussen business en IT.